Software de gestão de stock para revenda: folha ou ferramenta?

Um software de gestão de stock para revendedores serve para saberes, para cada artigo, quanto te custou, onde está guardado, onde está à venda e quanto te rendeu. Uma folha de cálculo bem feita chega até cerca de uma centena de artigos em stock e um só canal de venda. Acima disso, ou a partir do momento em que vendes em várias contas, uma ferramenta ligada às tuas vendas evita erros e esquecimentos.

Vais encontrar as funções que contam mesmo, um modelo de folha de cálculo para começares hoje à noite e os sinais que mostram que está na hora de mudar de ferramenta.

Porque é que um revendedor precisa de gerir o stock?

Porque um revendedor não ganha com o que vende, mas com a diferença entre o que compra e o que vende. Sem acompanhamento, sabes a tua faturação, não a tua margem.

Sem gestão de stock, aparecem depressa três problemas:

• Não encontras o artigo vendido. Está num saco, numa caixa, no carro. Cada procura custa dez minutos e às vezes um atraso no envio.
• Não sabes o que está parado. Peças compradas há seis meses empatam o teu dinheiro sem dares por isso.
• Calculas a margem a olho. O preço de compra fica esquecido, os custos de envio ou de boost não são contados em lado nenhum.

Há também uma razão administrativa. Em França, um micro-entrepreneur que vende mercadorias tem de manter um livro de receitas e um registo resumido das compras, segundo a ficha oficial do Service-Public sobre as obrigações contabilísticas do micro-entrepreneur. Noutros países as regras são próprias, mas um acompanhamento de stock limpo dá-te esse tipo de registo quase de graça.

Que funções são indispensáveis num software de stock?

Para um revendedor de segunda mão, oito informações por artigo chegam para cobrir o essencial. Tudo o resto é conforto.

1. Uma referência única (SKU): um código curto, que escreves também na etiqueta do saco ou da caixa.
2. A data e o local de compra: loja de usados, feira de velharias, lote online.
3. O preço de compra, incluindo a tua parte de um lote.
4. A localização física: caixa, prateleira, caixa de cartão numerada.
5. O estado: por fotografar, online, reservado, vendido, enviado.
6. O canal e a conta de venda, se tiveres vários.
7. O preço de venda real, depois da negociação.
8. Os custos associados: embalagem, boost, eventuais taxas de plataforma.

Com estas oito colunas, consegues calcular a margem por artigo, identificar o stock parado e preencher o teu registo de compras.

Como criar uma folha de cálculo de gestão de stock em 20 minutos?

É o primeiro passo que mais compensa, e não custa nada. Eis o método.

Exemplo: compras um casaco por 6 € numa loja de usados, SKU V-0412, guardado na caixa 3. Vende-se por 28 € depois de uma oferta. Gastaste 0,40 € em embalagem. Margem: 28 − 6 − 0,40 = 21,60 €. Como vendedor particular na Vinted, recebes o preço do artigo: a taxa de Proteção do comprador e os portes são pagos pelo comprador, segundo a tabela de preços da Vinted.

Folha de cálculo ou software de gestão de stock: qual escolher?

A folha de cálculo ganha no custo e na flexibilidade. O software ganha a partir do momento em que a introdução manual de dados se torna o problema.

O ponto de viragem não é um número exato de artigos. É o momento em que deixas de atualizar a folha de cálculo. Uma folha incompleta é pior do que nenhuma, porque te dá uma imagem falsa da tua margem.

Que sinais mostram que a folha de cálculo já não chega?

Podes fazer o teu próprio diagnóstico com quatro perguntas:

• Já vendeste duas vezes o mesmo artigo, ou um artigo que não conseguias encontrar?
• A tua folha de cálculo tem mais de uma semana de atraso?
• Vendes em várias contas ou várias plataformas?
• Passas mais de 15 minutos por dia a preenchê-la?

Dois "sim" em quatro, e um software vai poupar-te mais do que custa.

O custo de não fazer nada mede-se facilmente. Exemplo: 200 artigos em stock, dos quais 40 comprados há mais de 120 dias, com um custo médio de 5 €. São 200 € empatados que não vês e que podias ter reinvestido em peças que rodam depressa. Basta ordenar por "dias em stock" para os fazer aparecer.

Quando as tuas vendas chegam de várias contas e o registo manual começa a mandar, o Revendor sincroniza as vendas e as compras da Vinted com o teu stock, calcula a margem por artigo e prepara a exportação contabilística.

Como organizar fisicamente o stock?

Um bom software não serve de nada se o artigo não se encontra. A organização física tem de refletir a numeração.

• Caixas numeradas, não sacos sem etiqueta.
• Um artigo por saquinho com o SKU escrito, para as peças pequenas.
• Uma zona "por fotografar" separada da zona "online".
• Uma zona "vendido, por enviar", esvaziada todos os dias.

Se publicas os artigos em série, organiza as sessões por caixa: fotos, publicação, arrumação. Ganhas ritmo e não misturas nada. Na publicação, um bom título faz muita diferença; vê o nosso método para escrever um título que vende.

O stock também conta para os impostos?

Sim, indiretamente. A partir do momento em que a tua atividade se torna regular e procura lucro, as tuas vendas passam a ser uma atividade comercial. As plataformas transmitem, além disso, informação à administração fiscal acima de certos limites. O nosso guia para declarar as vendas da Vinted detalha estas regras.

Um stock atualizado dá-te em poucos cliques a tua faturação, as compras do período e a margem. É isso que o teu contabilista ou a administração fiscal te vão pedir.